ระบบการดำเนินงานแบบหน่วยงานอิสระในบริษัทประกันภัย

Abstract

ระบบ Inter Mutual Bank เป็นระบบที่คิดค้นขึ้นโดยบริษัทไทยสมุทรพาณิชย์ประกันภัยจำกัด ตั้งแต่ปี พ.ศ. 2515 และได้มีการพัฒนาแนวความคิดและวิธีปฏิบัติงานตามหลักการของระบบให้มีความสมบูรณ์ขึ้นเรื่อย ๆ ในปัจจุบันนี้ก็มีเพียงบริษัทเดียวเท่านั้นที่ใช้ระบบนี้อยู่ วัตถุประสงค์ของการคิดค้นระบบนี้ขึ้นก็เพื่อต้องการให้ระบบ Inter Mutual Bank สามารถอำนวยประโยชน์ให้กิจการทั้งในด้านการบริหารงานและการเพิ่มผลผลิต และแนวคิดที่ทำให้เกิดระบบนี้ขึ้นก็เพราะฝ่ายบริหารของกิจการได้เล็งเห็นว่า การดำเนินงานของกิจการนั้นจะได้รับผลประโยชน์สูงสุดได้ก็ต่อเมื่อ พนักงานทุกคนในกิจการมีความรู้สึกว่าตนเองมีความเป็นอิสระและสามารถมีส่วนร่วมในการบริหารงานของกิจการได้อย่างเต็มที่ โดยเปรียบเทียบเสมือนมีหน้าที่และความรับผิดชอบในการบริหารงานของกิจการขนาดเล็กหรือกิจการเจ้าของคนเดียว เพื่อให้เป็นไปตามแนวความคิดดังกล่าว หลักการของระบบ Inter Mutual Bank จึงกำหนดโดยแบ่งแยกหน่วยงานต่าง ๆ ของกิจการออกเป็นหน่วยงานดำเนินงานและหน่วยงานที่ให้บริการ ตามลักษณะการดำเนินงานของกิจการ เช่น แผนกขาย แผนกบริหาร แผนกบริหารบุคคล เป็นต้น หน่วยงานแต่ละหน่วยจะมีการดำเนินงานเป็นอิสระภายใต้นโยบายที่ฝ่ายบริหารได้วางเอาไว้ แต่ในการให้ความเป็นอิสระแก่หน่วยงานต่าง ๆ โดยที่ฝ่ายบริหารไม่สามารถจะติดตามผลการดำเนินงานของหน่วยงานต่าง ๆ ได้นั้น หากมีปัญหาเกิดขึ้นฝ่ายบริหารก็ไม่สามารถจะเข้าไปช่วยแก้ไขได้ทันท่วงที และผลเสียย่อมจะตกอยู่กับกิจการมากกว่าจะเป็นผลดีอย่างที่คิดเอาไว้ ดังนั้นฝ่ายบริหารจึงได้คิดหาวิธีการที่จะทำให้สามารถติดตามผลของการดำเนินงานของหน่วยงานต่าง ๆ ได้ตลอดเวลา และในขณะเดียวกันหน่วยงานต่าง ๆ ก็ยังคงมีการดำเนินงานอย่างเป็นอิสระเหมือนเดิม จากแนวความคิดประการหลังนี้เอง ทำให้ฝ่ายบริหารของกิจการเห็นว่า ควรจะมีหน่วยงานที่เป็นจุดศูนย์กลางสำหรับติดต่อกับหน่วยงานต่าง ๆ ซึ่งจะมีก็แต่ธนาคารเท่านั้นที่จะเป็นจุดศูนย์กลางได้ดีที่สุด เพราะการดำเนินงานของธุรกิจต่าง ๆ ในปัจจุบันต้องอาศัยบริการของธนาคารอยู่เสมอ ดังนั้นฝ่ายบริหารของกิจการจึงได้นำเอาระบบการธนาคาร และการปฏิบัติต่อลูกค้าบัญชีเงินฝากประเภทกระแสรายวันของธนาคารมาใช้เป็นระบบการดำเนินงานของ Inter Mutual Bank System และได้จัดตั้งหน่วยงาน Inter Mutual Bank ขึ้นเป็นธนาคารภายในของกิจการ โดยให้หน่วยงานต่าง ๆ เป็นลูกค้าของ Inter Mutual Bank สำหรับหน่วยงาน Inter Mutual Bank จะเกิดขึ้นจากการรวบรวมหน่วยงานต่าง ๆ 3 หน่วยงานเข้าด้วยกัน คือ 1) ฝ่ายการเงิน 2) ฝ่ายบัญชี 3) ฝ่ายตรวจสอบภายใน เมื่อฝ่ายบัญชีของกิจการได้รวมเข้าเป็นส่วนหนึ่ง หรือกลายเป็นฝ่ายบัญชีของหน่วยงาน Inter Mutual Bank การบันทึกบัญชีก็จะเปลี่ยนมาใช้ระบบบัญชีธนาคารแทน บัญชีที่เคยทำอยู่เดิมก็จะรับมาทำส่วนหนึ่ง ที่เหลือก็จะมอบให้หน่วยงานต่าง ๆ เป็นผู้รับไปจัดทำของหน่วยงานเอง ฝ่ายบัญชีของหน่วยงาน Inter Mutual Bank ต้องจัดทำคู่มือการปฏิบัติทางบัญชี มอบให้หน่วยงานต่าง ๆ ทั้งนี้ ก็เพื่อให้การปฏิบัติทางบัญชีเป็นไปในแนวทางเดียวกัน วัตถุประสงค์ที่มอบให้หน่วยงานแต่ละหน่วยทำการบันทึกบัญชีเอง ก็เพื่อให้เหมือนกับการดำเนินงานของกิจการอิสระที่ต้องมีการบันทึกบัญชีของกิจการเอง แต่หน้าที่ในการจัดทำงบการเงินของกิจการ ก็ยังคงเป็นหน้าที่ของฝ่ายบัญชีของหน่วยงาน Inter Mutual Bank เหมือนเดิม ซึ่งสามารถจะจัดทำงบการเงินของกิจการขึ้นได้โดยนำเอางบทดลองของหน่วยงานต่าง ๆ มาสรุปจัดทำเป็นงบทดลองรวมของกิจการขึ้น จากการที่ฝ่ายบริหารของกิจการ ได้นำเอาระบบการธนาคารและการปฏิบัติต่อลูกค้าบัญชีเงินฝากประเภทกระแสรายวันมาใช้เป็นหลักในการดำเนินงานตามระบบ Inter Mutual Bank เพื่อทำให้ระบบ Inter Mutual Bank มีประสิทธิภาพในการดำเนินงานตรงตามวัตถุประสงค์ที่วางเอาไว้ ดังนั้นจึงได้กำหนดหลักเกณฑ์ต่าง ๆ เพิ่มขึ้น ดังนี้คือ 1) กำหนดให้หน่วยงานต่าง ๆ มีทุนเริ่มต้นในการดำเนินงาน โดยมอบหน้าที่ให้หน่วยงาน Inter Mutual Bank เป็นผู้ทำการจัดสรรให้จากงบดุลของกิจการ และนำเข้าบัญชีเงินฝากกระแสรายวันของ Inter Mutual Bank โดยถือเป็นยอดยกมาของแต่ละหน่วยงานเมื่อเริ่มดำเนินงาน 2) เมื่อหน่วยงานต่าง ๆ มีรายการเกิดขึ้น ไม่ว่ารายการที่เกิดขึ้นจะเป็นตัวเงินหรือไม่เป็นตัวเงินก็ตาม จะต้องใช้บริการของหน่วยงาน Inter Mutual Bank เสมอ วัตถุประสงค์ของการกำหนดหลักเกณฑ์ข้อนี้ ก็เพื่อให้ฝ่ายบริหารสามารถติดตามผลการดำเนินงานของหน่วยงานต่าง ๆ ได้ตลอดเวลา และยังเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการควบคุมภายในอีกด้วย 3) กำหนดให้หน่วยงาน Inter Mutual Bank คิดดอกเบี้ยทบต้นจากยอดคงเหลือในบัญชี ทั้งที่เป็นยอดเงินฝากและยอดเบิกเกินบัญชีให้กับหน่วยงานต่าง ๆ ทั้งนี้ เพื่อเป็นการกระตุ้นให้หน่วยงานต่าง ๆ รีบนำเงินฝากหรือรีบนำเงินมาชำระหนี้ เพราะยอดดอกเบี้ยที่ปรากฏ จะเป็นตัวชี้ให้เห็นถึงประสิทธิภาพการทำงานของแต่ละหน่วยงาน 4) กำหนดให้หน่วยงานต่าง ๆ มีการคิดค่าบริการระหว่างกัน คือ เมื่อหน่วยงานหนึ่งไปใช้บริการของอีกหน่วยงานหนึ่ง หน่วยงานที่ให้บริการจะคิดค่าบริการจากหน่วยงานที่ไปใช้บริการทันที ทั้งนี้ก็เพื่อเป็นการปูพื้นฐานให้หน่วยงานต่าง ๆ และทุกคนในหน่วยงานมีความเข้าใจเกี่ยวกับเรื่องต้นทุนในการดำเนินงาน 5) การขอเบิกเกินบัญชีเพื่อนำเงินไปใช้จ่ายในการดำเนินงานตามปกติของแต่ละหน่วยงาน จะไม่มีการกำหนดวงเงินที่เบิกเกินบัญชีเหมือนธนาคาร แต่ถ้าเป็นการเบิกเกินบัญชีหรือเป็นการเบิกเงินเพื่อขยายโครงการของหน่วยงาน หรือเพิ่มโครงการของหน่วยงานขึ้น จะต้องเสนอโครงการนั้น ๆ ให้หน่วยงาน Inter Mutual Bank เป็นผู้พิจารณาว่า สมควรจะกระทำหรือไม่ 6) การดำเนินงานของระบบ Inter Mutual Bank จะสิ้นสุดลงภายใน 1 ปี หมายความว่า เมื่อสิ้นปีแต่ละหน่วยงานจะต้องปิดบัญชีกระแสรายวันกับ Inter Mutual Bank เพราะ Inter Mutual Bank จะต้องนำยอดคงเหลือในบัญชีกระแสรายวันของแต่ละหน่วยงานเสนอต่อฝ่ายบริหารเพื่อให้พิจารณาถึงผลการดำเนินงานของหน่วยงานต่าง ๆ และเมื่อเริ่มรอบบัญชีใหม่ Inter Mutual Bank ก็จะทำการจัดสรรยอดเริ่มต้นให้ใหม่ แต่อย่างไรก็ตามระบบ Inter Mutual Bank ที่คิดค้นขึ้นนี้ ในปัจจุบันก็ยังไม่สมบูรณ์เท่าที่ควร และการนำเอาระบบนี้ไปใช้ในกิจการต่าง ๆ ซึ่งมิใช่กิจการธนาคารย่อมจะถือได้ว่า เป็นการเปลี่ยนแปลงระบบการดำเนินงานใหม่ทั้งหมด และการเปลี่ยนแปลงนี้ย่อมจะมีผลกระทบต่อบุคคลภายในกิจการด้วย ดังนั้นการนำเอาระบบ Inter Mutual Bank ไปใช้ อาจจะต้องประสบปัญหาต่าง ๆ ได้แก่ 1) ปัญหาภายในของตัวระบบ Inter Mutual Bank เอง สาเหตุที่เกิดขึ้นเกิดเนื่องจากความไม่สมบูรณ์ของตัวระบบ คือ ยังไม่มีการกำหนดแบบพิมพ์ต่าง ๆ สมุดบัญชีรายงานการเงินต่าง ๆ และหลักเกณฑ์ในการวิเคราะห์รายงานเสนอต่อฝ่ายบริหาร ไว้ให้พร้อมเพรียงก่อนที่จะนำเอาระบบ Inter Mutual Bank มาใช้ในการดำเนินงาน 2) ปัญหาที่เกิดขึ้นภายในกิจการเอง สาเหตุที่เกิดปัญหานี้ขึ้นเกิดเนื่องจากพนักงานในหน่วยงานต่าง ๆ ยังเคยชินกับระบบการดำเนินงานแบบเก่า ๆ อยู่ ดังนั้นเมื่อนำเอาระบบนี้มาใช้ ย่อมจะก่อให้เกิดปัญหาการต่อต้านการเปลี่ยนแปลง และอาจมีผลทำให้พนักงานเกิดขวัญเสียได้เป็นต้น ซึ่งปัญหาเหล่านี้ล้วนมีผลกระทบกระเทือนถึงการดำเนินงานตามระบบ Inter Mutual Bank ทั้งสิ้น ปัญหาต่าง ๆ ดังที่กล่าวมานี้ เป็นหน้าที่ของฝ่ายบริหารของกิจการที่จะต้องทำการแก้ไขให้หมดสิ้นไป ถ้าหากระบบ Inter Mutual Bank ปราศจากปัญหาต่าง ๆ ดังกล่าวแล้ว ก็อาจจะกล่าวได้ว่า ระบบ Inter Mutual Bank ได้สมบูรณ์ถึงที่สุด และจะเป็นระบบที่ก่อให้เกิดประโยชน์กับกิจการเป็นอย่างมากด้วย