ระบบบัญชีสำหรับการบริหารโรงเรียนรัฐบาลระดับมัธยมศึกษา

Abstract

ในปัจจุบันนี้ประเทศไทยมีประชากรเพิ่มขึ้น ทำให้ความต้องการในการบริการด้านการศึกษาซึ่งมีความจำเป็นและสำคัญต่อการพัฒนาประชาชนและประเทศชาติเพิ่มขึ้น ในการบริหารของโรงเรียน แต่ละแห่ง กรมสามัญศึกษาพยายามที่จะก่อประโยชนแก่สังคมส่วนรวมสูงสุด นักบริหารจึงมีหน้าที่สำคัญใน การวางแผน ควบคุม และประเมินผลงาน ให้บังเกิดประสิทธิภาพสูงสุดของการใช้ทรัพยากรในสถาบันของตน งานทั้งสามประเภทนี้นอกจากจะอาศัยความรู้ ความสามารถ และประสบการณ์ส่วนตัวของนักบริหารแต่ละคน แล้ว ยังขึ้นอยู่กับ "ระบบบัญชี" ดังนั้น ระบบบัญชีที่ได้วางรูปไว้อย่างดีจึงเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับฝ่ายบริหาร อนึ่งในปัจจุบันนี้ระบบบัญชีของโรงเรียนใช้วิธีการบันทึกบัญชีตามเกณฑ์เงินสด (Cash Basis)ทั้งนี้เนื่องจากวัตถุประสงค์ของการจัดทำบัญชีดังกล่าวเพื่อควบคุม เงินสด อย่างไรก็ตามในการดำเนินงานของโรงเรียนนอกจากจะเกี่ยวข้องกับรายการที่เป็นเงินสดแล้ว ยังต้องเกี่ยวข้องกับรายการอื่น ๆ ที่ไม่ใช่ เงินสดด้วย ดังนั้นรายการใดที่ไม่สามารถบันทึกในสมุดเงินสดได้ จึงไม่มีการบันทึกบัญชี ซึ่งจะมีผลให้ข้อมูล ทางบัญชีที่แสดงอยู่นั้นไม่ครบถ้วน และทำให้ยุ่งยากในการตรวจสอบอันจะนำมาซึ่งการทุจริต จึงเสนอแนะให้ใช้วิธีการบันทึกบัญชีตามเกณฑ์สิทธิ (Accrual Basis) ซึ่งจะทำให้มีการบันทึก ข้อมูลทางบัญชีอย่างครบถ้วน นอกจากนี้ในส่วนของเจ้าของจะแสดงฐานะของกิจการโดยแยกกองทุน การศึกษาออกจากกองทุนคงเหลือ กองทุนเพื่อการศึกษาเป็นเงินส่วนที่ได้รับบริจาค โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อช่วยเหลือการศึกษาของนักเรียน ส่วนกองทุนคงเหลือแบ่งออกเป็น กองทุนคงเหลือจากเงินบำรุงการศึกษา กองทุนคงเหลือจากเงินงบประมาณ และกองทุนคงเหลือจากเงินบริจาคที่ไม่มีวัตถุประสงค์เฉพาะในแต่ละ กองทุนคงเหลือนี้ จะแสดงให้เห็นถึงเงินส่วนที่ลงทุนในสินทรัพย์ถาวร และเงินส่วนที่เหลือจ่ายของสถานศึกษา ดังนั้น เพื่อให้ข้อมูลที่ผู้บริหารจะได้รับมีประโยชนและรวดเร็วทันต่อเหตุการณ์ยิ่งขึ้น จึงเสนอแนะให้มีการจัดทำผังบัญชีและรายงานการเงิน ในส่วนของรายงานการเงินนั้น กำหนดให้มีการแยกแสดงรายได้และค่าใช้จ่ายของเงินแต่ละประเภท เพื่อให้มีการวัดผลการดำเนินงานของโรงเรียนเช่นเดียวกับการดำเนินธุรกิจขององค์การธุรกิจอื่น ๆ ถึงแม้ว่าโรงเรียนจะเป็นองค์การธุรกิจที่ไม่หวังผลกำไรก็ตาม ซึ่งจะช่วยให้ทราบว่าการดำเนินงานของโรงเรียนมีประสิทธิภาพหรือไม่มีสิ่งใดบกพร่องและควรแก้ไขเพราะการดำเนินงานที่สามารถเลี้ยงตัวเองได้หรืออยู่รอดต่อไปได้เป็นเป้าหมายที่สำคัญของทุกหน่วยงาน