1.1 To implement digital preservation standards and practices in complied with ISO 14721 Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS)

1.2 To specify preservation procedures to support longevity of digital resources

1.3 To develop criteria for technical infrastructure selection and acquisition suitable for digital information management

1.4 To be guidelines for operation of CUIR authentication and user authorization

1.5 To be primary source for evaluation and review of preservation policy according to technological change and user need

1.6 To support digital content management of CUIR

Digital information resources published in CUIR can be digital-born content or digitized content created by Chulalongkorn University members only.

Changes of technology in hardware, software, related standard, file format affect to digital preservation significantly. More than that, other challenges are considered including:

3.1 CUIR take quality of digitization and metadata creation as our priority due to quality of digitized file and metadata are vital for digital information access.

3.2 Most of CUIR digital collection are in PDF format. As progress of technology development may cause any changed or outdated of PDF file, CUIR will consider solution for these concerns.

3.3 Due to the potential loss of digital data issues, effective preservation and related operations including as reliable back up system and schedule are needed to prevent loss of CUIR data.

3.4 To enable CUIR digital data access with compiling Creative Commons principles, each CUIR content is provided with PID and file using instruction and kept in safe storage system.

3.5 CUIR digitization processes are operated with expert staff in alignment with the digitization best practices and advised by CUIR consultants.

3.6 Preparation of data storage infrastructure is significant for serving huge amount of digital data acquired to CUIR system.

3.7 To ensure data can be understandable and reusable in the future, data documentation must be completed as much as possible.

CUIR provide long-term preservation for all information resources which can be divided into 3 groups as follows:

4.1 Group 1: Chulalongkorn University’s theses and dissertations - CUIR will be preserving all Chulalongkorn University’s theses and dissertations with complete metadata.

4.2 Group 2: Research report, independent study, academic project, lecture note, book, and textbook - CUIR will preserved and publish these information resources after get licensing permission from content owner.

4.3 Group 3: Academic works submitted to CUIR by other departments in Chulalongkorn University - CUIR will manage and preserve those content as depositor purpose.

To archive CUIR digital preservation missions, there are 3 vital components as follows:

5.1 All CUIR staff such as librarian, operation level staff, are well-trained in digital preservation and required to participate in any professional development program.

5.2 Sufficient budget and required resources to manage CUIR continuity operation.

5.3 Administration of IT and technical infrastructure including IT system, hardware, software, and preparation to handle any risks of IT issues.

6.1 Top-level administrators, for instance, the director of Office of Academic Resources and directors of each division of Office of Academic Resources are the group that set broader policy about digital preservation of Office of Academic Resources.

6.2 Middle-level administrator and practitioner level staff adopt the policy from top-level administrators and implement to routine job to ensure that CUIR operations are conformed with Office of Academic Resources digital preservation policy. Middle-level administrator and practitioner level staff need to report operation results to top-level administrators periodically.

The archive procedure in CUIR consist of 3 main processes.

7.1 Digitization (If needed) In case that academic works that have been sent to CUIR staff for deposit are not in digital format, the digitization process needed to apply to physical copies of academic works. In this process, watermark embedding and bookmarks creating for PDF file format may be included if needed.

7.2. Assign sufficient metadata to academic works that are deposited in CUIR for searching, retrieving, and managing information resources in CUIR.

7.3 Provide access to academic works that are deposited in CUIR.

CUIR is using OAIS as a reference model to design ingestion, archival, and dissemination process. Here is brief procedure of CUIR based on OAIS model.

8.1 To ingest data in CUIR, there are two main elements needed to be prepared before ingestion. These elements are digital files and metadata.

8.2 The ingest procedure start with depositors send academic works files to CUIR staff. This can be considered as SIP (Submission Information Package) of CUIR. Then, CUIR staff check files quality and assign full metadata to the files and convert SIP to Archive Information Package (AIP) for archive the files in long term.

8.3 CUIR is using Dublin Core Metadata as a metadata standard to describe academic works that have been archived in CUIR.

8.4 CUIR staff have responsibility in issuing policy to develop and improve CUIR operations and have responsibility in providing services to CUIR users.

8.5 provide the access to academic works deposited in CUIR, CUIR staff create DIP (Dissemination Information Package) from AIP and make the package available for viewing and downloading, and for harvesting via OAI-PMH protocol.

Information resources that are deposited and archived in CUIR must meet requirement of preferred file formats as shown at “Preferred file formats” to ensure that all files are in up-to-date formats and can be reused or be transferred to other formats with less problems.

CUIR has been considering about methods to guarantee that patrons and depositors can open and access files in CUIR in the long run with software preservation and sustainable archive platform such as Arkivum.

CUIR staff both in professional and para-professional level must attend to training sessions related to digital information management and digital preservations or other related topics that appropriate for area of responsibility of staff.

Director of Office of Academic Resources and CUIR staff have meeting regularly to follow up with CUIR operation, revise operation plan and related policy, evaluate overall operation, and find solution to maintain and improve quality of CUIR operation in the period that technology is rapidly change.

CUIR staff regularly study and follow up with emerging new file formats from technology news sources to prepare for file formats changing that could impact the files archived or stored in CUIR, for example, file formats which tend to be obsolete or inaccessible in the near future. CUIR promises that all files deposited in CUIR should be accessible throughout guarantee period. Moreover, the study about new preservation platform other than DSpace is on process as well. CUIR is finding and looking for possible new preservation platforms or solutions that can preserve digital files with OAIS standard and have function to convert obsolete file formats to new file formats automatically to ensures that all data stored in CUIR can be accessed in the long run.

การสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลสำหรับคลังปัญญาจุฬาฯ เพื่อประเทศไทย ประกอบด้วยการจัดการ และการดูแลรักษาข้อมูล เพื่อทำให้เกิดความมั่นใจว่าข้อมูลดังกล่าวจะสามารถเข้าถึงได้อย่างต่อเนื่องในระยะยาว รวมถึงความมั่นใจในความปลอดภัยของทรัพยากรสารสนเทศที่จัดเก็บไว้ ดังนั้นทางสำนักงานวิทยทรัพยากร จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยจึงได้จัดทำแผนการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลขึ้นมาโดยให้ครอบคลุมการดำเนินงานด้านการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล การรักษาความปลอดภัยข้อมูล นโยบายด้านการดำเนินงานด้านทรัพยากรสารสนเทศ ขั้นตอนการดำเนินงาน มาตรฐาน และทิศทางในอนาคต โดยมีทั้งหมด 11 ข้อ ดังนี้

เป้าหมายหลักของการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลสำหรับคลังปัญญาจุฬาฯ เพื่อประเทศไทย เพื่อการสงวนรักษาและเพื่อประโยชน์ในการเข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศในระยะยาว มีวัตถุประสงค์ดังนี้

1.1 กำหนดมาตรฐานและแนวปฏิบัติที่ดีตามกรอบแนวคิด OAIS (Open Archival Information System)

1.2 กำหนดกระบวนการขั้นตอนต่าง ๆ เพื่อสนับสนุนส่งเสริมให้เกิดการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศที่มีอยู่ปัจจุบันและอนาคต

1.3 กำหนดแนวคิดการเลือกระบบที่เหมาะสมในการบริหารจัดการทรัรพยากรสารสนเทศให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล

1.4 เตรียมความพร้อมการเข้าถึงและสิทธิ์การใช้ทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล

1.5 ทบทวนและประเมินนโยบายการสงวนรักษา การดำเนินงานขั้นพื้นฐาน เพื่อสอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยี ประเภทของทรัพยากร และความต้องการผู้ใช้งาน

1.6 เพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลคลังปัญญาจุฬาฯ

ทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล ครอบคลุม ทรัพยากรสารสนเทศทั้งที่เป็นสื่อดิจิทัลโดยกำเนิดและที่ถูกแปลงให้เป็นสื่อดิจิทัล (Digitize) ในคลังปัญญาจุฬาฯ เพื่อประเทศไทย โดยประเภทของทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลที่รับฝากในคลังปัญญาจุฬาฯ ต้องเป็นผลงานที่สร้างสรรค์โดยอาจารย์ นักวิจัย นิสิต บุคลากร ตลอดจนหน่วยงานในจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยเท่านั้น

การสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศ นอกจากประเมินผลด้านเทคโนโลยีที่ใช้ในการจัดการทรัพยากร (ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ มาตรฐาน และรูปแบบไฟล์) แล้ว ยังมีประเด็นต่างๆ ที่ต้องนำมาพิจารณา ดังนี้

3.1 การสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล ต้องให้ความสำคัญในการปรับแปลงไฟล์ให้เป็นดิจิทัลที่มีความถูกต้อง ชัดเจน สมบูรณ์ ตลอดจนการจัดทำ metadata ต้องมีความถูกต้อง เนื่องจากข้อมูล metadata มีส่วนสำคัญในการให้ข้อมูลแก่ผู้ใช้บริการ และการเข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศได้อย่างสะดวก และถูกต้อง

3.2 ปัจจุบันคลังปัญญาจุฬาฯ ส่วนมากให้บริการไฟล์รูปแบบ PDF File หากมีการเปลี่ยนแปลงประเภทไฟล์ทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลเพื่อให้บริการในลักษณะอื่น จะต้องมีระบบหรือโปรแกรมที่สามารถปรับ หรือเปลี่ยนแปลงรูปแบบไฟล์ได้

3.3 ทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล ต้องได้รับการปกป้อง และป้องกันด้วยวิธีการสงวนรักษาที่สามารถใช้งานได้ระยะยาว เนื่องจากข้อมูลลักษณะที่เป็นดิจิทัลมีความเสี่ยงในการถูกลบ ไม่แสดงผล หรืออาจถูกโจมตีด้วยมัลแวร์ เป็นต้น ทั้งนี้ต้องมีการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ หากสูญหายระบบสามารถกู้คืน มีข้อมูลสำรองเพื่อทดแทน รวมถึงคำนึงถึงเวอร์ชั่น หรือรุ่นที่สามารถเปิดอ่านได้ในอนาคต

3.4 การเข้าถึงเนื้อหาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล คือ การนำเสนอทรัพยากรสารสนเทศที่มีอยู่ในคลังปัญญาจุฬาฯ มีการระบุแหล่งจัดเก็บที่ถาวร ความปลอดภัยของระบบที่จัดเก็บ วิธีการอ่านไฟล์ ทั้งนี้คลังปัญญาจุฬาฯ มีวัตถุประสงค์หลักในการสงวนรักษาและให้บริการทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลภายใต้สัญญาอนุญาตแบบเปิด (Creative Commons)

3.5 มาตรฐานการแปลงทรัพยากรสารสนเทศให้เป็นดิจิทัล มีผู้เชี่ยวชาญให้คำปรึกษา นักวิชาชีพสารสนเทศ (บรรณารักษ์ และเจ้าหน้าที่บริการสารสนเทศ) มีความชำนาญที่ได้รับการฝึกอบรมตามแนวปฏิบัติที่ดีในการแปลงทรัพยากรสารสนเทศ

3.6 พื้นที่จัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลเพียงพอ พร้อมรองรับปริมาณที่เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องได้ในอนาคต

3.7 การอธิบายข้อมูล metadata ของแต่ละไฟล์ดิจิทัล หากไม่ครบถ้วนสมบูรณ์ อาจส่งผลต่อการเข้าถึงทรัพยากร ดังนั้น ผู้ปฏิบัติงานต้องมีความละเอียดรอบคอบ มีความเข้าใจทรัพยากรแต่ละรายการ และสามารถอธิบายลักษณะของทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลอย่างละเอียด ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญในการสงวนรักษาในระยะยาว ให้สามารถเข้าถึงได้ และให้เกิดการใช้ช้อมูลซ้ำ (Reuse) ในอนาคตได้อย่างต่อเนื่อง

ทรัพยากรสารสนเทศที่คัดสรร รวบรวม และดำเนินการด้วยกระบวนการสงวนรักษาและจัดเก็บในคลังปัญญาจุฬาฯ มีหลายประเภทด้วยกัน ซึ่งแต่ละประเภทมีความสำคัญที่จำเป็นต้องดำเนินการสงวนรักษาอย่างเร่งด่วนไม่เท่ากัน แต่ทุกประเภทต้องได้รับการการสงวนรักษาเพื่อให้ใช้งานได้อย่างน้อย 10 ปี โดยแบ่งกลุ่มได้ดังนี้

4.1 กลุ่มที่ 1 วิทยานิพนธ์/สารนิพนธ์ของจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ต้องดำเนินการจัดเก็บ แปลงสภาพให้เป็นสื่อดิจิทัล และจัดทำรายการเมทาดาทาให้สมบูรณ์ครบทุกชื่อเรื่อง เพราะเป็นทรัพยากรสารสนเทศหลักของคลัง และมีอัตราการใช้และเป็นที่ต้องการใช้มากที่สุด และบางเล่มตีพิมพ์มาตั้งแต่ปี พ.ศ. 2486 จึงต้องถูกรวบรวมและสงวนรักษาเพื่อให้บริการเป็นไฟล์ดิจิทัลโดยเร็วที่สุด

4.2 กลุ่มที่ 2 งานวิจัย โครงงานทางวิชาการ เอกสารประกอบการบรรยาย และหนังสือ ตำราวิชาการ เป็นทรัพยากรสารสนเทศลำดับรองลงมา ทางคลังปัญญาจุฬาฯ จะดำเนินการขออนุญาตและจัดเก็บเป็นสื่อดิจิทัล ตามที่ได้รับอนุญาตจากทางผู้แต่ง/ผู้วิจัย และหน่วยงานที่เป็นเจ้าของที่อนุญาตให้ทางคลังปัญญาจุฬาฯ สามารถเผยแพร่ได้

4.3 กลุ่มที่ 3 ผลงานอื่น ๆ ที่สร้างสรรค์ และนำข้อมูลเข้าสู่คลังปัญญาจุฬาฯ โดยหน่วยงานที่เป็นเจ้าของข้อมูลในจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย จะเป็นผู้ดำเนินการจัดการไฟล์ดิจิทัล และจัดเก็บไฟล์ดิจิทัลตามความประสงค์ของหน่วยงานเอง

แผนการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลในคลังปัญญาจุฬาฯ หากจะดำเนินการให้สำเร็จ จะต้องมีปัจจัยและองค์ประกอบสำคัญ ดังนี้

5.1 ผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องในการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลทั้งระดับวิชาชีพ และระดับปฏิบัติการ จะต้องได้รับการอบรม และเสริมทักษะความรู้ ความเข้าใจในการดำเนินงานเกี่ยวกับการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล

5.2 งบประมาณและทรัพยากรที่ใช้ในการบริหารจัดการการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล จะต้องได้รับอย่างเพียงพอและสนับสนุนการทำงานได้อย่างต่อเนื่อง

5.3 ระบบโครงสร้างการบริหารจัดการที่ดี ได้แก่ ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ การสำรองข้อมูล ตลอดจนการเตรียมความพร้อมในการจัดเก็บ และการเคลื่อนย้ายข้อมูล

6.1 ผู้บริหาร ได้แก่ ผู้อำนวยการสำนักงานฯ และผู้อำนวยการศูนย์/ฝ่ายต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องร่วมกันกำหนดแนวนโยบาย และแผนการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล ในภาพรวมของสำนักงานฯ

6.2 หัวหน้ากลุ่มภารกิจ บรรณารักษ์ เจ้าหน้าที่บริการสารสนเทศ ที่ปฏิบัติงานคลังปัญญาจุฬาฯ นำนโยบายไปปฏิบัติ รับผิดชอบกระบวนงานขั้นตอนการดำเนินการ รวมทั้งประเมินผลการสงวนรักษา และสรุปผลเสนอต่อผู้บริหาร

กระบวนการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลของคลังปัญญาจุฬาฯ ประกอบด้วย 3 กระบวนการ คือ

7.1 การแปลงข้อมูล (Digitization) เพื่อแปลงข้อมูลต้นฉบับที่ไม่ได้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล ให้เป็นข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบดิจิทัล และคุณภาพของไฟล์ข้อมูลต้องเป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดไว้ อาจมีการปรับแต่งไฟล์ดิจิทัลด้วยโปรแกรมตกแต่งภาพตามความเหมาะสม ทั้งนี้หากเป็น PDF File ต้องมีการสร้างสารบัญ (Bookmark) และใส่ลายน้ำสัญลักษณ์ของคลังปัญญาจุฬาฯ (Watermark) เป็นต้น

7.2. การจัดเก็บและการจัดการข้อมูล (Information Management) โดยการใส่ metadata เพื่ออธิบายรายละเอียดต่าง ๆ ของข้อมูลที่จัดเก็บ เพื่อเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการเข้าถึงข้อมูล สืบค้นข้อมูล รวมถึงใช้ในการบริหารจัดการข้อมูลในคลังปัญญาจุฬาฯ

7.3 การเข้าถึงข้อมูล (Information Access) ได้แก่ รูปแบบการเผยแพร่ข้อมูลทางออนไลน์ของคลังปัญญาจุฬาฯ

คลังปัญญาจุฬาฯ ได้นำกรอบความคิด OAIS Reference Model มาใช้เป็นกรอบแนวคิดในการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลที่เป็นมาตรฐาน ประกอบด้วย

8.1 กระบวนการในการจัดเตรียมวัสดุดิจิทัลต่าง ๆ เข้าสู่คลังปัญญาจุฬาฯ ประกอบด้วยไฟล์ดิจิทัล และข้อมูล metadata

8.2 การนำเข้าคลังปัญญาจุฬาฯ ด้วยกระบวนการ SIP (Submission Information Package) การตรวจสอบและการควบคุมคุณภาพด้วยวิธีการ SIP เช่น การตรวจสอบประเภทไฟล์ ซึ่งมีการสร้างด้วยกระบวนการ AIP (Archive Information Package) การสร้าง metadata ด้วยตัววัสดุดิจิทัล และการปรับเปลี่ยน AIP ไปสู่ระบบจัดเก็บที่ถาวรต่อไป

8.3 Metadata ประกอบด้วย ชุดข้อมูลอธิบายทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล ทั้งนี้คลังปัญญาจุฬาฯ ใช้มาตรฐาน Dublin Core Metadata ในการอธิบายคุณลักษณะของทรัพยากรสารสนเทศ

8.4 ผู้ดูแลและบริหารจัดการคลังปัญญาจุฬาฯ มีหน้าที่ในการพัฒนานโยบายด้านคลังสารสนเทศ มาตรฐานที่ใช้ และระบบงานต่าง ๆ เช่น การควบคุมการเข้าถึง การจัดบริการแก่ผู้ใช้งานคลังปัญญาจุฬาฯ เป็นต้น

8.5 การเข้าถึง (Access) ขั้นตอนการเข้าถึง จะช่วยให้ผู้ใช้บริการค้นหาสารสนเทศที่ต้องการ และเข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศนั้น ๆ ได้ เช่น การจัดการหน้าการใช้คลังปัญญาจุฬาฯ การสร้าง DIP (Dissertation Information Package) ในกระบวนการ OAIS เป็นสิ่งที่ต้องคำนึง เพื่อตอบสนองการใช้งานของผู้ใช้

ทรัพยากรสารสนเทศที่จัดเก็บและให้บริการในคลังปัญญาจุฬาฯ จะต้องมีรูปแบบและชนิดของไฟล์ดิจิทัล (File Format) ที่เป็นมาตรฐานสากล ตามเอกสาร “มาตรฐานรูปแบบไฟล์ในการจัดเก็บและให้บริการในคลังปัญญาจุฬาฯ” เพื่อให้ไฟล์ดิจิทัลต่างๆ ที่อยู่ในคลังปัญญาจุฬาฯ มีรูปแบบที่เหมาะสมต่อการใช้งาน สามารถจัดเก็บและนำกลับมาใช้ใหม่ได้ในระยะยาวอย่างยั่งยืน และช่วยลดปัญหาไฟล์ดิจิทัลล้าสมัย อีกทั้งคลังปัญญาจุฬาฯ กำลังทำการศึกษาการสงวนรักษาซอฟต์แวร์ (Software Preservation) สำหรับการใช้เปิดไฟล์ดิจิทัลในอนาคตด้วยอีกทาง เพื่อให้ผู้ใช้บริการและผู้ฝากไฟล์ดิจิทัลมั่นใจว่าจะยังสามารถเข้าถึง และเปิดใช้ไฟล์ในอนาคตได้ ถึงแม้ว่าไฟล์ดิจิทัลต่างๆ จะล้าสมัยแล้วก็ตาม

ผู้ปฏิบัติงานคลังปัญญาจุฬาฯ ทั้งระดับวิชาชีพ และระดับปฏิบัติการ จะต้องได้รับการฝึกอบรมและให้ความรู้เกี่ยวกับการบริหารจัดการและการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลด้วยรูปแบบการพัฒนาบุคลากรต่าง ๆ ตามความเหมาะสม

ผู้บริหารสำนักงานฯ และผู้ปฏิบัติงานคลังปัญญาจุฬาฯ จะต้องมีประชุมเพื่อการทบทวน ประเมินผล และพัฒนาปรับปรุงการบริหารจัดการและการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลด้านนโยบาย มาตรฐานต่างๆ ที่ใช้ในการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศ ด้านการให้บริการ โดยต้องดำเนินการอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้มีการควบคุมคุณภาพและรักษามาตรฐานให้มีประสิทธิภาพที่ดียิ่งขึ้น

คลังปัญญาจุฬาฯ ได้มีการศึกษารูปแบบมาตรฐานของไฟล์ที่เกิดขึ้นใหม่อยู่เสมอโดยการติดตามข่าวสารจากแหล่งข่าวด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อเตรียมพร้อมรับการเปลี่ยนแปลงมาตรฐานของไฟล์ที่จะมีการใช้ในอนาคต และศึกษา Platform ใหม่ ๆ สำหรับการสงวนรักษาดิจิทัลที่มีฟังก์ชันในการแปลงรูปแบบไฟล์ให้ทันสมัยโดยอัตโนมัติเพื่อเป็นทางเลือกในการอพยพข้อมูลของคลังปัญญาจุฬาฯ ทั้งนี้คลังปัญญาจุฬาฯ รับรองการสงวนรักษาไฟล์เฉพาะไฟล์ที่อยู่ในช่วงรับประกันเท่านั้น